تبدیل فرم های کاغذی به فرم تحت وب
شرکت ها به روش های مختلفی داده های خود را جمع آوری می کنند.از اطلاعات مربوط به ثبت درخواست یک سفارش تا فرم های مربوط به تولید و تحویل محصول فرم های متفاوتی را طراحی می کنند تا بر اساس فرایند شرکت،بتوانند به جمع آوری این اطلاعات بپردازند.اما چطور می توان گزارش های مربوط به این فرم ها را بدست آورد؟چند سفارش در کدام بازه زمانی وجود داشته است.
چقدر مواد مصرفی استفاده شده یا به چه شرایط و مشخصاتی،سفارش برای مشتری ارسال شده است؟
بسیاری از این داده ها در طول زمان غیر قابل استخراج می شوند.به دلایلی که در واقع همه هم می دانند.فرم های کاغذی گم می شوند.در دست به دست شدن های مکرر ممکن است بر اثر رطوبت یا گرما آسیب ببینند و اطلاعات آنها غیر قابل خواندن شوند.
مسئولیت نگهداری از آنها بر عهده کسی است که در آن لحظه فرم را در اختیار دارد.و همیشه احتمال دارد فرم های کاغذی در اختیار افراد غیر مجاز قرار گیرد.
هر کدام از این موارد به تنهایی می تواند دلیل بسیار محکمی باشد از اینکه یک راهکار سیستمی منطبق بر استاندارد های شرکت پیاده سازی شود.
تبدیل فرم های کاغذی شرکت ها به فرم های تحت وب،یکی از بهترین این راهکار ها برای دور زدن چالش های پیش روی فرم های کاغذی هستند.
فرم های تحت وب سازمانی لیست از مزایای مشخص را در اختیار سازمان ها و شرکت ها قرار می دهند که چند مورد از آنها را در اینجا با هم بررسی می کنیم.
گزارش های مشخص
شاید این یکی از مهمترین شاخص های انتخاب راهکار های تحت وب فرم های سازمانی باشد.شما همواره به اطلاعاتی که در فرم ها ثبت می کنید نیاز خواهید داشت.ممکن است فردا یا چند سال بعد.این گزارش ها در مواقعی می توانند برای شما بسیار حیاتی باشند.در واقع باید اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات سازمانی شما در جایی که همواره در دسترس شما باشد نگهداری می شود.گزارش ها در بسیاری مواقع در تصمیم گیری های مدیریتی شما را در وضعیت تصمیم گیری آسان و سریع قرار می دهند.
سلسله مراتب
فرم ها ممکن است بر اساس چرخه مشخصی در سازمان گردش داشته باشند.این که فرم های کاغذی به دلیل ماهیت فیزیکی الزاما بر اساس فرایند مشخص شده گردش نکند و از بخشی دیگری از سازمان سر درآورد اصلا نباید شما را متعجب کند.
فرم های تحت وب در زمان پیاده سازی ، در قالب فرایند های مشخص سازمانی طراحی می شوند تا ثبت داده ها بر اساس مسئولیت ها و روال سازمان انجام شود و فرایند ثبت داده هرگز از روال عادی و استاندارد خود خارج نشود.
مسئولیت ها
یکی از بهترین مزایای فرم های تحت وب سازمانی،ایجاد مسئولیت های مشخص برای واحد های درگیر است.مدیران از این راه متوجه می شوند که فرایند چرخه ثبت اطلاعات در فرم، در کجا و به چه دلیل متوقف مانده است و همواره و در لحظه امکان پیگیری فراهم می شود.از سوی دیگر فرم های تحت وب می توانند بر میزان اطلاعات ورودی و چگونگی ورود اطلاعات نظارت کنند.
در فرم های تحت وب شرکتی،امکان مدیریت و استاندارد سازی داده ها در برخی فرم ها از الزامات ثبت داده محسوب می شود.
امنیت
سیاست های شرکت ها ممکن است به صورتی تعریف شده باشد که دسترسی به اطلاعات ثبت سفارش یا تولید برای همه پرسنل قابل دسترسی نباشد.در فرم های کاغذی همواره امکان دسترسی به اطلاعات برای افراد غیر مجاز فراهم است.نرم افزار های فرم های تحت وب،امکانات تعریف سطوح دسترسی را به شکلی فراهم می کنند که تنها افراد مجاز امکان ثبت داده یا مشاهده اطلاعات را داشته باشند.تبدیل فرم های کاغذی ثبت داده به فرم های تحت وب تا حد بسیار زیادی مشکلات سطوح امنیت را برای شما رفع می کند.
دسترسی به داده
فرم های تحت وب ،داده های ورودی را در لحظه در بانک اطلاعات ثبت می کنند.این به معنی این است که شما همواره و در هر کجا به اطلاعات ورودی شرکت خود دسترسی دارید.چون نرم افزار های طراحی شده بر اساس فرم های سازمانی شما بر اساس استاندارد های وب طراحی و پیاده سازی می شود،شما می توانید بر روی تلفن همراه یا لپ تاپ به داده های وارد شده در لحظه دسترسی داشته باشید و اساس آنها شرایط را مدیریت کنید و نیازی به حضور فیزیکی ندارید.
نصب نرم افزار
نرم افزار های فرم های تحت وب سازمانی،بر روی بستر شبکه پیاده سازی و نصب می شوند.این نرم افزار های می توانند بر روی اینترنت یا شبکه داخلی شرکت ها پیاده سازی شوند و این بستگی به سیاست های مدیریت شرکت مشخص می شود.
