نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک چیست؟
آرشیو اسناد الکترونیک، به معنی نگهداری و دسترسی پذیر کردن آن بخش از داده ها و اطلاعات شرکت ها است که به صورت مستمر از آن استفاده نمی شود. بیشترین شرکت های استفاده کننده از این تیپ نرم افزار ها این سه دسته از مشاغل می توانند باشند:
شرکت ها و مشاغلی که اسناد زیادی تولید می کنند
شرکت ها و مشاغلی که نیاز به دسترسی مکرر به داده های گذشته دارند
شرکت ها و مشاغلی که احتمال بیشتری برای حسابرسی دارند (شرکت های مالی و غیره)
این اطلاعات می تواند اسناد مکاتبه ای،نقشه های فنی ،اسناد محاسباتی و داده های مهندسی،تصاویر و انواع فایل های تولید شده با نرم افزار های دیگر باشد.
در فرایند نگهداری فایل ها،روش های سنتی نگهداری مثل سیستم های شخصی و هارد های اکسترنال باعث می شود تا فایل های شما در معرض آسیب های امنیتی قرار گیرد.
نرم افزار های آرشیو اسناد می توانند به شما کمک کنند تا از آسیب به فایل ها یا مجوعه های داده ای سوابق بر اثر خطاهای سهوی یا اقدامات خرابکارانه تا میزان زیادی جلوگیری نمایید.
نرم افزار های مدیریت آرشیو اسناد،فرایند ذخیره فایل را از دو مسیر معمول دنبال می کنند که این دو مسیر به صورت مستقل اما به صورت همزمان اجرا می شوند.
در واقع شما در مرحله اول،اطلاعات مربوط به فایل مورد نظر را که ممکن است شامل نام فایل،واحد تولید کننده،فرمت و حجم فایل،رویژن تولید،اطلاعات تولید کننده،بارگزاری کننده و تایید کننده فایل و دیگر اطلاعات مورد نیاز شرکت را در فرم طراحی شده برای این منظور ثبت می نمایید.
در مرحله بعد،انتخاب فایل از روی سیستم یا محل ذخیره سازی فایل می باشد که با انتخاب فایل و ثبت داده،اطلاعات فرم به همراه مشخصات فایل در دیتابیس ذخیر می شود و فایل مربوط به صورت فیزیکی بر روی سرور میزبان که نرم افزار شما بر روی آن قرار دارد ذخیره خواهد شد.
این سیستم به شما کمک می کند تا در طول زمان،و با توجه به نیاز های مقطعی، به یک فایل یا مجموعه ای از فایل ها، امکان دسترسی داشته باشید و داده های مورد نیاز خود را دریافت نمایید.
پیاده سازی نرم افزار های آرشیو مدارک، بر پایه وب، به شما این امکان را می دهند تا همواره و در هر ساعت از شبانه روز فارغ از محدودیت های جغرافیایی، بتوانید سوابق مورد نیاز خود را جستجو و بازیابی کنید.
با توجه به اینکه این سیستم ها به صورت واکنشگرا طراحی می شوند،دسترسی به امکانات نرم افزار، بر روی کامپیوتر های شخصی،تبلت و موبایل برای کاربر استفاده کننده آسان و لذت بخش خواهد بود.
پیاده سازی این نرم افزار ها بر اساس الزامات و محدودیت های شرکت ها می تواند بر روی سرویس های اختصاصی شرکت ها و شبکه های داخلی یا بستر اینترنت صورت گیرد.
